4. Die Funktionen der ePA

Die ePA ist Ihr digitaler Gesundheitsordner, eine digitale Akte, die von den gesetzlichen Krankenkassen bereitgestellt wird. Sie liegt technisch in einer sicheren Infrastruktur (sog. Telematikinfrastruktur). Sie liegt also in einer geschützten Cloud-Umgebung. Die ePA-App ist eine von Ihrer Krankenkasse angebotene App, mit der Sie Ihre persönliche ePA verwalten können. Sie können mit ihr Dokumente hochladen, einsehen, löschen, Zugriffsrechte für Ärzt:innen, Apotheken oder Kliniken bestimmen und auch gewisse Erinnerungen oder Zusatz-Services Ihrer Krankenkasse nutzen.

Man kann es sich so vorstellen: 

Ihre ePA-App ist Ihre Schublade zu Hause, in der Sie aber keine Originaldokumente aufbewahren, sondern nur Kopien der Schlüssel. Die echten Gesundheitsdokumente (z.B. Arztbriefe, Befunde) liegen nicht in der Schublade, sondern in einem Hochsicherheits-Tresor (Telematikinfrastruktur).

• Tresor (TI-Server) – hier liegen Ihre Gesundheitsdaten geschützt.
• Schlüssel (ePA-App) – mit der App steuern Sie, wer ein Fach im Tresor öffnen darf.
• Schublade (Smartphone): die App zeigt Ihnen, was im Tresor liegt – Sie können reinschauen, aber die Dokumente bleiben verschlüsselt im Tresor. 

In diesem Modul zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit der ePA-App:

• Einrichtungen anlegen,
• Berechtigungen steuern,
• eigene Dokumente hinzufügen
• und Informationen bei Bedarf verbergen.

So lernen Sie, die ePA sicher und nach Ihren Bedürfnissen zu nutzen.

Wir erklären Funktionen in der ePA

Die ePA wird nach und nach erweitert. Noch sind nicht alle Funktionen enthalten und entsprechend noch nicht in der ePA-App abgebildet.

Auch Ärzt:innen und Apotheken steigen erst nach und nach ins System ein. Bis zum 1. Oktober 2025 sollen alle dabei sein. Bei einem Großteil der Krankenhäuser wird sich, das ist jetzt schon abzusehen, die Möglichkeit, Patientendaten über die ePA zu verwalten, bis Frühjahr oder Sommer 2026 verschieben. Hier sind komplexe Systemanpassungen erforderlich, die nicht bis zum 01.Oktober 2025 umgesetzt werden können.

Später sollen auch z.B. Notärzte, Rettungskräfte, Hebammen und Pflegeeinrichtungen mit der ePA arbeiten können.

Für das Frühjahr 2026 sind neue Funktionen geplant– zum Beispiel ein digitaler Medikationsplan, eine verbesserte Suchfunktion und die Möglichkeit, eigene Gesundheitsdaten freiwillig für die Forschung freizugeben.

Wir zeigen Ihnen im Weiteren, welche Funktionen Sie aktuell schon mit der ePA-App verwalten können.

Funktion: Hinzufügen von Arztpraxen und Apotheken

In der ePA können Sie die Einrichtungen wie Facharztpraxen und Apotheken, bei denen Sie regelmäßig in Behandlung sind oder Ihre Medikamente holen, freiwillig eintragen.

Die ePA-App enthält eine Suchfunktion mit Filtern, in der Sie eine Arztpraxis oder eine Apotheke finden können.

Unser Tipp: Verwenden Sie am besten die Suche über die Filterfunktion, in der Sie nähere Suchkriterien wie z.B. Straße, Postleitzahl, Fachgebiet angeben können.

Hinweis: Legen Sie in der ePA-App eine Einrichtung neu an, ist zunächst der unbegrenzte Zugriff voreingestellt. Möchten Sie dies nicht, können Sie die Zugriffsdauer anpassen: Sie können einen individuellen Zeitraum oder eine Standardzugriffsdauer von 90 Tagen (Arztpraxis) oder 3 Tagen (Apotheke) einstellen. 

Automatische Anlage bei Stecken der eGK in der Einrichtung

Wenn Sie Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) in einer Arztpraxis oder Apotheke einstecken, wird diese Einrichtung automatisch in Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert – unter dem Ordner „Praxen und Einrichtungen“ und mit den Standardeinstellungen. Das heißt: Praxen erhalten für 90 Tage und Apotheken für 3 Tage Zugriff auf alle nicht verborgenen Inhalte Ihrer ePA. Sie können sämtliche Zugriffsrechte aber jederzeit über die App anpassen – neben der Zugriffsdauer z. B. auch die Kontaktdaten der Einrichtung (Telefon, E-Mail) ergänzen.

Klickstrecke 1: So können Sie Einrichtungen anlegen

Wie können Sie Berechtigungen für Einrichtungen anpassen?

In Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) können Sie selbst entscheiden, wer auf Ihre Gesundheitsdaten zugreifen darf. Standardmäßig können die Ärzt:innen, die sie behandeln, im aktuellen Behandlungszusammenhang auf Ihre gesamte ePA zugreifen. Möchten Sie nicht, dass eine bestimmte Arztpraxis oder Apotheke auf Ihre ePA zugreifen kann, können Sie jederzeit durch eine Einstellung in der App die Berechtigung entziehen und auch wieder bewilligen. Diese Einstellungen gelten dann so lange, wie Sie möchten. Sie können die Berechtigungen jederzeit ändern oder widerrufen.

Berechtigung erteilen – Beispiel Apotheke

In Klickstrecke 1 haben Sie gesehen, wie Sie die Berechtigung für eine Apotheke einstellen können. Bei einer Arztpraxis kann die Berechtigung auf dem gleichen Weg erteilt werden.
Wenn unter dem Namen der Apotheke in der App der Hinweis „nicht berechtigt“ steht, hat sie keinen Zugriff. Sie können den Zugriff jederzeit wieder erlauben, indem Sie den Regler zurück auf „berechtigt“ stellen.

Standardmäßig ist die Zugriffsdauer für Apotheken auf drei Tage festgelegt. Auch hier können Sie die Zugriffsdauer individuell festlegen – von einem Tag bis unbegrenzt.

Wichtig zu wissen: Auch wenn Sie einer Apotheke oder den Zugriff entzogen haben, kann in einem konkreten Versorgungsfall wieder eine neue Zugriffsberechtigung entstehen. Das passiert zum Beispiel, wenn Sie ein Medikament abholen und Ihre elektronische Gesundheitskarte zum Einlösen eines E-Rezepts in das Kartenterminal stecken. Dann wird der Zugriff automatisch freigeschaltet.

Klickstrecke 2: Berechtigungen für Einrichtungen anpassen

Funktion Dauerhaft blockieren

Wenn Sie das nicht möchten, können Sie die Apotheke dauerhaft blockieren. Dann ist auch bei Nutzung der Gesundheitskarte kein Zugriff möglich – und zwar so lange, bis Sie die Blockierung selbst wieder aufheben.

Klickstrecke 3: Blockieren von Einrichtungen

So können Sie eigene Dokumente in der ePA einstellen und bearbeiten

In Ihre elektronische Patientenakte (ePA) können Sie auch eigene Unterlagen hochladen. Das können zum Beispiel ältere Arztbriefe oder Laborergebnisse sein, die Sie noch auf Papier haben. Auch Dateien, die schon digital auf Ihrem Computer oder Handy gespeichert sind, können Sie in die ePA einfügen. Sie können Dokumente auch direkt mit Ihrem Smartphone abfotografieren oder aus Ihrer Fotogalerie auswählen und in die ePA übertragen. Bei manchen Apps ist es auch möglich, Dokumente mit der Handykamera zu scannen. Sie werden direkt im sicheren Format PDF/A (Portable Document Format Archivable) gespeichert. In Zukunft sollen auch Daten aus Gesundheits-Apps oder Fitnessarmbändern direkt übertragen werden können – zum Beispiel Schrittzahlen, Blutdruckwerte oder Einträge aus einem digitalen Tagebuch.

Wichtig: Wenn Sie selbst Dokumente in der ePA hochladen, wählen Sie einen geeigneten Titel für das Dokument und benennen Sie die Datei entsprechend, um das Dokument später einfach wiederfinden zu können. Noch existiert keine Volltextsuche, sondern nur eine Schlagwortsuche. Daher ist eine aussagekräftige Bezeichnung und Beschreibung des Dokumentes wichtig.

Klickstrecke 4: So können Sie eigene Dokumente einstellen

Eigene Dokumente im Nachhinein bearbeiten

Auch nach dem Hochladen eigener Dokumente haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese nachträglich zu bearbeiten. So können Sie die Dokumente z.B. auf Ihren Computer oder Laptop herunterladen, Bezeichnungen verändern, Dokumente durch eine andere Version ersetzen, ganz entfernen oder verbergen. In Klickstrecke 5 zeigen wir Ihnen, wie es geht.

Klickstrecke 5: So können Sie Ihre Dokumente bearbeiten

Dokumentenkategorien – Darauf kann die Einrichtung zugreifen

Sie können in Ihrer ePA-App sehen, auf welche Dokumentenkategorien die berechtigte Einrichtung zugreifen kann und welche Rechte, sie dabei hat: Hinzufügen, Abrufen, Erneuern und Löschen.

Bei Dokumenten, die Sie selbst eingestellt haben, sind die Rechte für die Einrichtung begrenzt: Abrufen und Löschen ist erlaubt, Hinzufügen und Erneuern ist nicht erlaubt. Die gleichen Einschränkungen gelten auch für die Kategorien „Dokumente von Krankenkassen“ und „DiGA-Dokumente“. In unserer Klickstrecke erklären wir, wie Sie die Zugriffsrechte der Einrichtung einstellen können:

Klickstrecke 6: Darauf kann die Einrichtung zugreifen

So verbergen Sie Dokumente und Ordner in Ihrer ePA

In Ihrer ePA können Sie selbst entscheiden, welche Dokumente oder Ordner für andere sichtbar sind – zum Beispiel für Ihre Arztpraxis oder die Apotheke. Wenn Sie etwas verbergen, bleibt es in Ihrer Akte gespeichert, aber niemand außer Ihnen kann es sehen. Ob etwas verborgen ist, sehen Sie an einem kleinen Schloss-Symbol am Ordner oder am Dokument.

Sie können das Verbergen jederzeit wieder aufheben. Dann können auch Einrichtungen wieder auf Dokumente oder Ordner zugreifen.

Wichtig: Dokumente oder Ordner können Sie nur für alle Einrichtungen verbergen Es ist nicht möglich, bestimmte Daten und Ordner nur für einzelne Ärzt:innen zu verbergen oder nur für einzelne sichtbar zu machen. Verborgene Dokumente sind ausschließlich für Sie selbst sichtbar.

Beispiel: Sie möchten, dass nur Sie selbst eine bestimmte Laboruntersuchung sehen? Dann können Sie sie einfach verbergen – und später wieder freigeben, wenn nötig.

Näheres zur Funktion des Verbergens finden Sie in unserer 2. Lerneinheit.

Klickstrecke 7: So verbergen Sie Ordner und Dokumente in der ePA

Das Aktivitätenprotokoll in der ePA – Zugriffe transparent machen

Das Aktivitätenprotokoll in der elektronischen Patientenakte zeichnet jede Aktivität auf, die in der Akte stattfindet. Dazu gehört, wer auf Ihre Gesundheitsdaten zugegriffen hat, wann Dokumente hinzugefügt oder entfernt wurden und ob Berechtigungen erteilt oder entzogen wurden. Auch Ihre eigenen Zugriffe werden dokumentiert. Sie können jederzeit nachvollziehen, welche Arztpraxis, Apotheke oder Klinik Ihre Daten eingesehen oder eine Suchanfrage für Dokumente aus der ärztlichen Umgebung gestellt hat.

Das Aktivitätenprotokoll dient dazu, Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten: Es informiert lückenlos über die Nutzung der ePA und schützt Ihre Rechte als Patient:in. Auf das Protokoll haben nur Sie als Versicherter Zugriff. Es ist in der ePA-App oder im Desktop-Portal einsehbar. Das Protokoll kann als PDF exportiert werden.

Klickstrecke 8: Das zeigt Ihnen das Aktivitätenprotokoll in Ihrer ePA

E-Rezept verwalten und einlösen über die ePA-App

Es gibt verschiedene Wege, ein E-Rezept einzulösen: mit der elektronischen Gesundheitskarte (eGK), über die E‑Rezept-App, verschiedenen Apotheken-Apps oder jetzt auch über die ePA-App Ihrer Krankenkasse.

Die Einbindung in die ePA-App ermöglicht es, elektronische Rezepte digital zu verwalten. Versicherte können in der App ihre aktuellen und bereits eingelösten Verordnungen einsehen und behalten so einen Überblick über ihre Medikamente. Die Rezepte lassen sich anschließend digital an eine Apotheke übermitteln oder vor Ort einlösen. 

In der Klickstrecke wird gezeigt, wie Sie ein E-Rezept in der ePA-App finden, verwalten und an eine Apotheke weiterleiten können. So erfahren Sie Schritt für Schritt, wie die Anwendung in der Praxis funktioniert.

Klickstrecke 9: So verwalten Sie E-Rezepte über die ePA-App

Übungen zur Lerneinheit:

Funktionen der ePA-App anwenden

Testen Sie, inwieweit Sie verstanden haben, wie Sie über die ePA-App Einrichtungen in Ihrer ePA hinzufügen, Berechtigungen steuern und eigene Dokumente in Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) verwalten können.

Ihre Aufgabe:

Lesen Sie jede Aussage sorgfältig. Entscheiden Sie, welche der Aussagen richtig ist und klicken Sie diese an. Achtung: Es können auch mehrere Aussagen richtig sein! Beantworten Sie alle Fragen. Klicken Sie dann auf „Überprüfen“, um Ihre Entscheidung mit der Lösung zu vergleichen.

Hier enden die Aufgaben zur vierten Lerneinheit.