2. So verwalten Sie Ihre ePA-Daten

In der zweiten Lerneinheit „So verwalten Sie ihre ePA-Daten“ geht es darum,

• die Möglichkeiten der Kontrolle und Verwaltung Ihrer Gesundheitsdaten in der ePA kennenzulernen,
• mit Hilfe von Anwendungsbeispielen die Vor- und Nachteile der ePA zu bewerten und abzuwägen, ob die ePA zu Ihnen passt.

Erfahren Sie hier, wie Sie die ePA selbstbestimmt nutzen und kontrollieren können!

Im ersten Teil dieser Lerneinheit haben Sie gelernt, dass die ePA Ihr persönlicher Gesundheitsordner ist, auf den Sie als Patientin oder Patient jederzeit Zugriff haben und welchen Sie über weitreichende Einstellungsmöglichkeiten individuell anpassen können. Welche Einstellungen Sie in Ihrer ePA vornehmen können, lernen Sie in diesem Abschnitt.

Wer hat welche Zugriffsrechte? 

Lernen Sie in der Übung was einzelne  Gesundheitsdienstleister in Bezug auf  ihre ePA dürfen und was nicht!

* Apotheken haben generell Lese-und Schreibrechte für Medikationsliste (schon möglich), künftig auch für den  Medikationsplan (frühestens ab Frühjahr 2026)) und den e-Impfpass. Zusätzlich können Apotheker und Apothekerin auch beispielsweise  auch eArztbriefe, Befunde oderNotfalldaten lesen. Das wird tatsächlich aber erst nach und nach umgesetzt werden.

Die Zugriffsberechtigungen können Sie individuell gestalten und anpassen, indem Sie in der ePA-App Einstellungen vornehmen oder in der Arztpraxis oder über die Ombudstelle der Krankenkasse mitteilen, dass eine bestimmte benannte Praxis - z.B. der Zahnarzt - nicht auf Ihre ePA zugreifen kann.

Auch die oben genannten Standardeinstellungen der Zugriffszeiträume von Gesundheitsdienstleistern können Sie selbst oder Ihre berechtigte Vertrauensperson über die ePA-App vornehmen und die Dauer der Einsicht bis auf einen Tag kürzen.

Finden Sie hier Hintergrundinformationen zu Berechtigungen mit Blick auf bestimmte Gesundheitsdienstleister und sensible Daten: 

Welche Widerspruchsmöglichkeiten gibt es?

In Teil eins der Lerneinheit haben Sie bereits gehört, dass man der Einrichtung der ePA widersprechen kann. Dann wird keine ePA eingerichtet.
Sie können der ePA aber nicht nur als Ganzes widersprechen, sondern auch nur einzelne Funktionen sperren. Oder Sie können den Zugriff nur für bestimmte Einrichtungen ablehnen.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass Sie dem Hochladen von ganz bestimmten Dokumenten jederzeit widersprechen können. Sie können z. B. in einem Arztgespräch sagen: „Ich möchte nicht, dass dieser Befundbericht in die ePA eingestellt wird.“ Der Arzt darf diesen Bericht dann nicht in der ePA speichern.

Wichtig zu wissen: auf das Widerspruchsrecht in der konkreten Situation müssen die Ärzte nicht immer ausdrücklich hinweisen. Eine Hinweispflicht besteht nur, wenn es um so genannte hochsensible Daten geht.

Tiefer gehende Informationen zu den verschiedenen Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie hier.

Sie können nicht nur widersprechen, dass bestimmte Daten in Ihre ePA eingestellt werden. Sie haben auch die Möglichkeit, die Daten, die bereits in der ePA gespeichert sind, nach Bedarf zu verbergen oder sichtbar zu lassen.

Vertiefen Sie in folgender Übung Ihr Wissen zu den Möglichkeiten, Informationen in der ePA zu verbergen:

Seit Juli 2025 können Sie in Ihrer ePA-App selbst entscheiden, welche Arztpraxis oder Einrichtung Ihre Medikamentenliste sehen darf. Bisher war das nur „Alles oder Nichts“: Entweder jede behandelnde Praxis konnte die Liste einsehen – oder keine. Jetzt geht es gezielter: Sie können zum Beispiel festlegen, dass Ihre Hausärztin die Medikamentenliste sehen darf, Ihre Orthopädiepraxis aber nicht.

Erfahren Sie hier, wie Sie die ePA verwalten können

Alle Funktionen der ePA können Sie mit der ePA-App für Smartphone und Tablet nutzen. Alternativ steht voraussichtlich ab Mitte Juli 2025 ein spezielles Programm, ein so genannter ePA-Client, für PCs und Laptops zur Verfügung.

Sie können die elektronische Patientenakte auch ohne digitale Endgeräte nutzen, allerdings können Sie Ihre Daten dann nur eingeschränkt und mit Hilfe einer Vertrauensperson oder der Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse verwalten.

Die ePA-App mit Smartphone oder Tablet nutzen

Die ePA lässt sich am komfortabelsten über die ePA-App Ihrer Krankenkasse verwalten:

Die Einrichtung Ihrer ePA-App erfolgt in mehreren Schritten, um sicherzustellen, dass nur Sie oder Ihre berechtigten Vertreter auf Ihre Daten zugreifen können und Missbrauch verhindert wird. Je nach Krankenkasse kann das Verfahren etwas variieren.

Klicken Sie auf die Icons, um zu erfahren, welche Anmeldemöglichkeiten es gibt: 

In folgender Infografik haben wir für Sie nochmal zusammengefasst, wie Sie mit der ePA-App ihre Gesundheitsdaten selbstbestimmt verwalten können:

Tipp: Wie die Anwendung der ePA-App genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in der Fortsetzung dieses Selbstlernkurses (3. Lerneinheit)!

Falls Sie jetzt schon mehr zu den technischen Anforderungen wissen wollen, finden Sie hier einige Informationen:

Die ePA über PC oder Laptop verwalten

Ab dem Sommer 2025 gibt es ein spezielles Programm, den ePA-Client, mit dem die ePA auch mit dem Laptop oder PC verwaltet werden kann. Auch hier können Nutzerinnen und Nutzer dann Dokumente hochladen, einsehen, verbergen oder löschen und sonstige Rechte verwalten.

Wie das geht, erklären wir in einer kommenden Lerneinheit.

Die ePA ohne Smartphone oder digitale Geräte nutzen

Menschen, die unzureichend digital ausgestattet sind oder denen die Kompetenzen fehlen, können die ePA passiv nutzen: Ärzte können darauf zugreifen und Dokumente einstellen, aber die Betroffenen können ihre Gesundheitsdokumente nicht selbst einsehen oder verwalten; sie haben daher nur eingeschränkte Nutzungsmöglichkeiten.

Sie können aber Vertrauenspersonen als Vertreter benennen, um die ePA-App zu nutzen. Unterstützung gibt es auch über die Ombudsstelle der Krankenkasse.

Wichtig zu wissen: Auch bei einer passiven Nutzung ohne eigenes Smartphone oder Computer oder die Unterstützung ohne Unterstützung können Sie von der ePA profitieren. Mit dem Einstecken Ihre Gesundheitskarte in der Arztpraxis geben Sie Ihrer behandelnden Ärztin oder Ihrem behandelnden Arzt die Erlaubnis zum Zugriff auf die ePA für 90 Tage. Im aktuellen Behandlungszusammenhang kann dann Ihre Patientenakte mit wichtigen Gesundheitsdokumenten befüllt werden. Die Daten zu Ihren Medikamenten, Befunde, Arztbriefe, Röntgenbilder und künftig auch Ihr Impfausweis befinden sich dann in Ihrer ePA und sind auch für andere Ärzt:innen beim aktuellen Arztbesuch griffbereit.

Erfahren Sie in der nächsten Übung, wie die Verwaltung der ePA über die Vertretung durch Vertrauenspersonen funktioniert:

Tipp: Wie die Verwaltung der ePA durch Vertreterinnen und Vertreter funktioniert, erklären wir ausführlich in der Fortsetzung dieses Selbstlernkurses (3. Lerneinheit)!

Lernen Sie nun, wie die Verwaltung der ePA durch die Ombudsstelle der Krankenkassen funktioniert:

Tipp: Auch die Verwaltung der ePA durch Ombudsstellen erläutern wir im Hauptkurs des Selbstlernkurses, in der 3. Lerneinheit.

Wichtig zu wissen: nur mit der ePA-App können Sie die Funktionen der ePA vollumfänglich nutzen. Diese gilt nicht für die Verwaltung über die  Ombudsstelle. Diese kann beispielsweise keine einzelnen Dokumente verbergen und sie kann auch die Zugriffs-Dauer von Arztpraxen und Apotheken nicht anpassen.  

Lernen Sie hier Anwendungsbeispiele kennen!

Sie haben nun viel über die Funktionen der ePA und über Vorteile und Herausforderungen gelesen. Sie haben gelernt, dass Sie viele individuelle Einstellungen vornehmen können. Damit die Anwendungsmöglichkeiten der ePA nicht abstrakt bleiben, haben wir hier für Sie einige Praxisbeispiele zusammengestellt. 
Klicken Sie sich durch die nächste Übung und erkunden Sie, welche Folgen unterschiedliche Zugriffs-Einstellungen für den Behandlungskontext haben können.

Entscheidungshilfe: für oder wider die ePA?

Sie haben sich bereits entschieden, ob Sie die ePA nutzen möchten oder nicht? Prima! Falls Sie sich noch nicht sicher sind, fassen wir hier nochmal alle wesentlichen Punkte zusammen.

Vorteile

• Die ePA sammelt alle Gesundheitsdaten an einem Ort. Dadurch können v.a. in Notfallsituationen Ärzte und Gesundheitsanbieter alle wichtigen Informationen einsehen und bspw. passende Medikamente verschreiben.
• Alle Gesundheitsdaten an einem Ort können Doppeluntersuchungen verhindern.
• Mehr Transparenz für Sie als Patientin oder Patient. Auch Sie können alle Diagnosen und Befunde lesen, die ein Arzt in die Patientenakte einträgt. 
• Individuelle Einstellungsmöglichkeiten: Sie bestimmen, wer welche Daten in Ihrer ePA lesen kann. Die Nutzung der ePA bedeutet nicht, dass alle jederzeit alle Daten einsehen können.

Herausforderungen

• In der ePA sind bestimmte Funktionen, wie die Zugriffsdauer oder die Zugriffsmöglichkeit der behandelnden Behandler:innen standardmäßig voreingestellt. Möchten Sie hier etwas ändern, müssen sie sich selbst aktiv mit Ihrer ePA auseinandersetzen und aktiv die individuellen Einstellungen vornehmen. 
• Eine komfortable Nutzung ist nur mit der ePA-App auf digitalen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet möglich. Alle anderen Nutzungswege sind umständlich und bieten nicht alle Funktionen.
• Risiko von Datenlecks: Gesundheitsdaten sind sehr persönliche und sensible Daten. Es besteht die Gefahr von Hackerangriffen oder Phishing-Versuchen.

Weitere Rahmenbedingungen

• Sie haben keinen Zeitdruck bei Ihrer Entscheidung für oder gegen die ePA. Sie können sich jetzt eine ePA einrichten lassen und diese wieder löschen, wenn Sie von der Nutzung nicht überzeugt sind. Genauso können Sie der Einrichtung einer ePA jetzt widersprechen und sie zu einem späteren Zeitpunkt einrichten lassen. 
• Sie können frei entscheiden. Die ePA ist freiwillig und Sie dürfen keine Nachteile haben, wenn Sie keine ePA nutzen.
• Sie haben weitreichende Kontrollmöglichkeiten und können einstellen, welche Daten in die ePA geladen werden, welche Ärzte Zugriff haben und wie lange. Sie haben ein Recht auf Widerspruch und können die Speicherung von bestimmten Daten jederzeit ablehnen.
• Es ist nicht möglich, einzelne Medikamente aus der Medikationsliste zu löschen oder einzelne Posten aus den Abrechnungen zu verbergen. Hier bleibt nur die Möglichkeit die komplette Medikationsliste oder Abrechnung zu verbergen oder den Zugriff zu verweigern

Wägen Sie nun für sich ab, ob die ePA zu Ihren Bedürfnissen passt. Folgende Fragen können Ihnen helfen herauszufinden, was Ihnen wichtig ist:

• Ist Ihnen die Verfügbarkeit Ihrer medizinischen Daten wichtig?
• Ist Ihnen wichtig, dass Ärzte ein möglichst umfängliches und ganzheitliches Bild Ihres Gesundheitszustandes und Ihrer Behandlungshistorie haben?
• Können /möchten Sie Zeit darauf verwenden, sich um Ihre Gesundheitsdaten zu kümmern?
• Ist Ihnen Transparenz mit Blick auf Ihre medizinischen Daten wichtig?
• Sind Sie geübt in der Anwendung digitaler Tools?
• Haben Sie Vertrauen in die Datensicherheit der ePA?
• Halten Sie Virenschutzprogramme immer aktuell?
• Nutzen Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung? Achten Sie auf starke Passwörter?

Ende der Lerneinheit