Steuererklärung: Wer sie wann beim Finanzamt abgeben muss

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Für die Abgabe der Einkommensteuererklärung gelten Fristen. Sind Sie erst später fertig, drohen Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge, Zwangsgelder und Zinsen. Wer zur Abgabe ans Finanzamt verpflichtet ist und was Sie tun können, wenn die Zeit nicht reicht.
Steuerformular mit Schrift "Steuernummer" und "An das Finanzamt", auf dem Euro-Geldscheine und die Spitze eines Kugelschreibers liegen Foto: Stockfotos-MG / Fotolia.com

Das Wichtigste in Kürze:

  • Wer Verspätungszuschläge vermeiden will, muss sich für die Abgabe der Steuererklärung an festgelegte Fristen halten.
  • Mit einem Antrag auf Fristverlängerung können Sie Ihre Steuerklärung unter Umständen später abgeben. Später dran sein dürfen Sie auch, wenn Sie ein Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein unterstützt.
  • Auch wenn Sie nicht zur Abgabe verpflichtet sind, können Sie von einer freiwilligen Einkommensteuererklärung profitieren. Für Angestellte etwa gibt es oft Geld zurück, ebenso für Rentner, die zu hohe Abgeltungsteuer für Kapitalerträge bezahlt haben.
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Wer muss eine Steuerklärung abgeben?

Häufige Konstellationen, bei denen Sie eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen:

Bei Arbeitnehmern zieht der Arbeitgeber die Lohnsteuer monatlich vom Arbeitslohn ab. In vielen Fällen sind die Steuern damit bereits gezahlt und Sie müssen sich nicht weiter mit dem Finanzamt auseinander setzen. Anders sieht das aus, wenn Sie weitere Einnahmen haben. Als Arbeitnehmer müssen Sie z.B. eine Steuererklärung machen, wenn …

  • … Sie oder Ihr Ehepartner einen Arbeitslohn oder eine Pension erhalten haben und einer von Ihnen nach Steuerklasse V, VI oder IV mit Faktor besteuert wurde.
  • … wenn das Finanzamt Ihnen einen Lohnsteuerfreibetrag gewährt hat. Ausgenommen davon sind Pauschbeträge für Behinderte.
  • … Sie durch Lohnersatzleistungen wie etwa Kurzarbeitergeld oder Infektionsschutzgeld, Arbeitslosen-; Kranken- oder Elterngeld mehr als 410 Euro im Jahr erhalten haben. Sozialleistungen wie das Arbeitslosengeld II zählen nicht dazu.
  • … Ihre unversteuerten Nebeneinkünfte 410 Euro im Jahr überstiegen haben. Dazu zählen zum Beispiel Einkünfte aus selbstständiger Arbeit sowie gelegentliche Mieteinnahmen.

Als Rentner sind Sie grundsätzlich zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet, wenn Ihr Einkommen den Grundfreibetrag übersteigt. Mehr zum Steuergrundfreibetrag erfahren Sie weiter unten im Text. Es sei denn, Sie haben sich vom Finanzamt von der Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung befreien lassen.

Wenn Sie Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständiger Tätigkeit haben, besteht immer die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung. Beachten Sie, dass für Land- und Forstwirte veränderte Abgabefristen gelten, die an das Erntejahr angepasst sind.

Es besteht eine Abgabepflicht für Anleger, die auf ihre Kapitaleinkünfte noch Kirchensteuer nachentrichten müssen oder ausländische Erträge zu versteuern haben. Auch wer Zinseinnahmen hatte, für die keine Abgeltungssteuer abgeführt wurde besteht unter Umständen eine Erklärungspflicht ‑ zum Beispiel bei privaten Darlehen.
Beachten Sie, dass auch vom Finanzamt gezahlte Zinsen auf Steuererstattungen zu den Einkünften aus Kapitalvermögen zählen.

Ist die vom Dienstherrn berücksichtigte Vorsorgepauschale für Ihr Beamtengehalt höher als Ihre tatsächlich gezahlten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge (Basisabsicherung), müssen Sie Ihre Steuererklärung fristgerecht beim Finanzamt einreichen.

Grundsätzlich bedeutet die Pflicht zur Abgabe der Steuererklärung nicht zwingend auch eine Steuernachzahlung. Es kann dadurch auch eine Steuererstattung entstehen.

Wann lohnt sich eine freiwillige Abgabe der Steuerklärung?

Auch wenn Sie nicht gesetzlich zur Abgabe verpflichtet sind, kann sich eine Einkommensteuererklärung für Sie lohnen. Prüfen Sie deswegen immer, ob das freiwillige Ausfüllen der Formulare zu einer Erstattung von bereits gezahlter Lohnsteuer führen kann.

Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie geheiratet haben oder Kinderfreibeträge bzw. Alleinerziehungsfreibeträge bislang nicht berücksichtigt wurden. Auch wenn Sie im Laufe des Jahres den Arbeitgeber gewechselt haben, nicht das ganze Jahr berufstätig waren oder besonders hohe Werbungskosten über dem Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 (für 2023) hatten (das ist z.B. schon der Fall, wenn Sie mehr als etwa 19 Kilometer von Ihrer Arbeitsstelle entfernt wohnen) könnte eine Erstattung entstehen. Hohe Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen/Handwerkerleistungen, aber auch die neuen Aufwendungen für energetische Maßnahmen im selbstbewohnten Eigentum, führen ebenfalls häufig zu einer Steuererstattung.

Eine generelle Aussage darüber, wann sich eine freiwillige Einkommensteuererklärung rechnet, ist schwer zu treffen: Da kommt es sehr auf den Einzelfall an. Viele Steuerprogramme bieten eine Prognose, sobald Sie Ihre Daten eingegeben haben. Ob es eine Rückerstattung gibt, kann zum Beispiel die kostenfreie Software der Finanzämter namens Elster (Elektronische Steuererklärung) unverbindlich schätzen.

Wenn Sie mit einer Steuerrückerstattung rechnen, haben Sie 4 Jahre Zeit, um Ihre freiwillige Erklärung (Antragsveranlagung) beim Finanzamt einzureichen. Das bedeutet: Im Jahr 2024 können Sie Ihre Steuererklärungen bis zum Jahr 2020 rückwirkend einreichen.

Homeoffice steuerlich absetzen

Haben Sie 2023 viel im Homeoffice gearbeitet? Dann können Sie bis zu 210 Home-Office-Tage von der Steuer absetzen. Die von der große Koalition beschlossene Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag, maximal jedoch 1.260 Euro im Kalenderjahr. Das entspricht genau der Werbekostenpauschale.

Jede weitere berufliche Ausgabe wirkt sich somit sofort auf Ihre Steuerrückerstattung aus.

Auch die Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers hat sich verändert. Anders als bisher kann nun unter Umständen sowohl die Homeoffice-Pauschale als auch die Fahrt zur Arbeit abgesetzt werden.

Steuererklärung später abgeben: Was tun, wenn die Zeit nicht reicht?

Für Pflichtveranlagungen gilt: Für zu spät eingereichte Steuererklärungen können die Finanzämter Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge oder gar Zwangsgelder und Zinsen erheben. Im Zweifel schätzt ein Finanzamt-Mitarbeiter Ihre Steuer, was meist nicht zu Ihrem Vorteil ist, denn das Finanzamt kennt ja nicht Ihre Ausgaben. Übrigens sind Sie auch dann noch zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet, selbst wenn Sie die Steuer aus der Schätzung bezahlt haben. Es drohen Ihnen sogar Strafverfahren.

Um das zu vermeiden, können Sie rechtzeitig vorher beim zuständigen Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. Das geht nach § 109 der Abgabenordnung formlos schriftlich. Es ist also kein spezielles Formular nötig. In dem Schreiben müssen Sie argumentieren, weswegen Sie verhindert sind und mehr Zeit für die Steuererklärung benötigen. In dem Schreiben sollten Sie Ihre Steuernummer vermerken. Übrigens können trotz gewährter Fristverlängerung Zinszahlungen anfallen wenn sich Nachzahlungen ergeben.

Voraussetzung für eine Verlängerung: Sie haben die Überschreitung der Steuererklärungsfrist nicht selbst zu verschulden. Gründe hierfür können zum Beispiel

  • Krankheit, 
  • längere Auslandsaufenthalte oder
  • noch ausstehende Unterlagen

sein. Ob Ihr Antrag genehmigt wird, liegt im Ermessen des Finanzbeamten und sollte anhand von Unterlagen (z.B. einem Nachweis über Krankenhausaufenthalt) belegt werden.

Mitunter bietet es sich auch an, die Erklärung fristgerecht einzureichen und auf die fehlenden Unterlagen hinzuweisen. Dann kann der Bescheid in diesem Punkt "vorläufig" ergehen und berichtigt werden, wenn die Unterlagen vorliegen.

Genehmigt das Finanzamt Ihnen eine Fristverlängerung, teilt es Ihnen einen neuen – verbindlichen ‑ Termin zur Abgabe der Steuererklärung mit.

Während Finanzbeamte in der Vergangenheit noch selbst entscheiden konnten, in welcher Höhe sie einen Verspätungszuschlag forderten, ist der der Zuschlag seit 2019 gesetzlich festgelegt. Der Verspätungszuschlag beträgt dann pro Monat 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens aber 25 Euro.
Das ist selbst dann der Fall, wenn Sie eine Rückerstattung erhalten. Es wird immer auf die zu zahlende Steuer abgestellt. Nur bei einer festgesetzten Steuer von 0 Euro entfallen diese Zuschläge ( 0,25 Prozent von 0 Euro = 0 ).

Wann fordert das Finanzamt zur Abgabe der Steuererklärung auf?

Auch wenn Sie eigentlich nicht zu den oben beschriebenen Gruppen gehören, die jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben müssen, kann das Finanzamt Sie dennoch per Post dazu auffordern. Wenn Sie einen solchen Brief bekommen, sollten Sie das Schreiben nicht ignorieren. Will das Finanzamt eine Steuererklärung von Ihnen haben, müssen Sie reagieren.

Hintergrund: Das Finanzamt meldet sich zum Beispiel immer dann, wenn es eine so genannte Kontrollmitteilung über Einkünfte erhalten hat, die sich steuerlich auswirken können - etwa durch Erbschaft, Schenkung oder Zinserträgen.

Abgabefristen für die Steuererklärung 2023

Seit 2018 haben Sie für das Einreichen Ihrer Steuererklärung 2 Monate mehr Zeit, viele kennen noch Ende Mai als Frist.

Corona-bedingt wurden die Abgabefristen für die Steuererklärung verlängert. Ohne Steuerberater ist die Frist für die Steuererklärung 2023 bis zum 2. September 2024. Die Frist für die Steuererklärung 2022 war am 2. Oktober 2023.

Abgabefristen mit Steuerberater:

Wenn Sie sich bei der Steuererklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein vertreten lassen, gelten generell andere Fristen: Der letzte Termin für die Steuererklärung ist dann jeweils der 28. Februar (bzw. 29. Februar bei Schaltjahren) des übernächsten Jahres. Sprich: Ihre Steuererklärung für das Steuerjahr 2023 müsste dann spätestens bis zum 28. Februar 2025 beim Finanzamt eingegangen sein.

Aber: Auch hier gelten Corona-bedingt verlängerte Abgabefristen für die Steuererklärung. Mit Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein können Sie die Erklärung 2022 noch bis zum 31. Juli 2024 und 2023 noch fristgerecht bis zum 2. Juni 2025 einreichen.

Hinweis: Diese Ausnahmeregelung hat auch Auswirkungen auf den sogenannten Zinslauf.

Ausnahme: Verschickt das Finanzamt eine sogenannte Vorweganforderung, in der Sie aufgefordert werden, die Steuer für das Folgejahr innerhalb einer gesetzten Frist vorauszuzahlen, gilt keine Verlängerung. Auch dann nicht, wenn Sie von einem Berater unterstützt werden. Legen Sie Ihrem Berater ein solches Schreiben daher unbedingt zeitnah vor.

Höherer Grundfreibetrag für 2023

Seit dem 1. Januar 2023 gelten neue Grenzen für den Grundfreibetrag. Das ist der Grenzbetrag für Ihr Einkommen, für das Sie keine Einkommensteuer zahlen müssen. Dieser Freibetrag soll der Absicherung des Existenzminimums dienen. Die Höhe des Grundfreibetrags ändert sich jedes Jahr.

  • Im Jahr 2023 beträgt der Grundfreibetrag für Ledige 10.908 Euro, für Verheiratete 21.816 Euro (wurde nachträglich und rückwirkend angepasst).
  • Im Jahr 2024 soll der Grundfreibetrag für Ledige 11.604 Euro, für Verheiratete 23.208 Euro beantragen.

Ratgeber "Steuererklärung für Rentner und Pensionäre"

Immer mehr Rentner müssen Steuern zahlen – dafür sorgen steigende Renten und das Alterseinkünftegesetz. Und viel zu viele Rentner verschenken Jahr für Jahr Geld ans Finanzamt, das sie sich per Steuererklärung zurückholen könnten. Wer aber Bescheid weiß, hat mehr von seiner Rente. Unsere Ratgeber-Empfehlung nicht nur für Rentner, sondern auch für alle, die es werden wollen.

  • Wie Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen berechnen
  • Wie Sie Werbungskosten und Sonderausgaben geschickt absetzen können
  • Wie sich steuerfreie Einnahmen optimieren lassen
  • Wie Sie mit außergewöhnlichen Belastungen Steuern sparen
  • Wie Sie mit haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen Ihre Steuerschuld reduzieren

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