Vertretung, Passive Nutzung und Ombudsstellen - So können Angehörige, Bevollmächtigte oder Eltern bei der ePA helfen und hier erhalten Sie zusätzliche Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer ePA.
Willkommen zum fünften Modul Ihres Selbstlernkurses zur elektronischen Patientenakte (ePA).
In den bisherigen Modulen haben Sie erfahren,
- wie die ePA funktioniert,
- welche Daten sie enthält,
- und wie Versicherte sowie Praxen sie im Alltag nutzen können.
Im letzten Modul haben Sie die Funktionen der ePA kennengelernt – also, wie Dokumente eingestellt, geteilt und Zugriffsrechte verwaltet werden. In diesem Modul geht es nun um eine wichtige Frage aus dem Alltag vieler Familien und Betreuungssituationen: wer kann mich bei der ePA unterstützen und wie. Sie lernen, wie Sie die ePA auch ohne eigene App-Nutzung verwalten können, wer Ihnen dabei hilft und welche neuen Funktionen es in der ePA-App gibt. Hierzu stellen wir Ihnen die ePA-Vertretung und das Verfahren der passiven Nutzung vor und erklären Ihnen die Ombudsstellen bei den Krankenkassen. Des Weiteren stellen wir drei weitere Funktionen der ePA-App vor: Ihr Profil in der ePA-App, die Einwilligungs- und Widerspruchsfunktion sowie den TI-Messenger.
1. Vertretung – wie sie bei der ePA funktioniert und was zu tun ist
Gesetzlich Versicherte können ihre ePA über die ePA-App für Smartphone und Tablet oder dem ePA Client für Laptop und PC eigenständig verwalten.
Aber: Nicht Jede:r kann oder möchte seine elektronische Patientenakte (ePA) allein verwalten. Deshalb gibt es die Möglichkeit, eine Vertretung einzurichten: Eine vertraute Person darf dann beim Umgang mit der ePA helfen, Dokumente einsehen oder Zugriffsrechte für Ärzt:innen verwalten. In dieser Lerneinheit erklären wir darüber hinaus:
- was passive Nutzung der ePA heißt,
- bei was die Ombudsstellen der Krankenkassen helfen können,
- was für Funktionen Sie in Ihrem Profil in der ePA einstellen können.
Zudem stellen wir Ihnen eine neue Funktion vor, den TI-Messenger (oft auch TIM Messenger), den Instant-Messanging-Dienst, der speziell für den Austausch sensibler medizinischer Daten entwickelt wurde. Über diesen Messenger können Sie mit einer sicheren Verbindung mit Ihrer Arztpraxis kommunizieren.
1.1. Die Funktion der Vertretung in der ePA
Die Vertretung in der elektronischen Patientenakte (ePA) ermöglicht es, dass eine andere Person, zum Beispiel ein:e Angehörige:r oder eine Vertrauensperson, Einsicht in Ihre ePA erhält oder diese im Auftrag verwaltet. Diese Funktion ist besonders wichtig, wenn Versicherte
- nicht selbst mit der ePA-App umgehen können (z. B. ältere oder erkrankte Personen),
- kein Smartphone oder Tablet besitzen,
- vorübergehend nicht handlungsfähig sind (z. B. Krankenhausaufenthalt, Unfall) oder
- Unterstützung durch Angehörige benötigen, etwa bei Kindern oder pflegebedürftigen Menschen.
Typische Beispiele:
- Eltern verwalten die ePA ihres Kindes.
- Eine Tochter/ein Sohn unterstützt den pflegebedürftigen Vater.
- Ein rechtlicher Betreuer nutzt die ePA für die betreute Person.
- Ehepartner oder andere Vertrauenspersonen helfen bei der Organisation von Behandlungsdokumenten.
Über die Vertretungsfunktion kann die bevollmächtigte Person Dokumente einsehen, hochladen oder löschen – je nachdem, welche Rechte ihr erteilt werden.
Die Vertretung erlaubt einer anderen Person, Ihre elektronische Patientenakte mit zu verwalten. Das kann z. B. bedeuten:
- Einsicht in Ihre Gesundheitsdokumente
- Hochladen alter Unterlagen
- Verbergen oder Sichtbarmachen von Einzeldokumenten oder Kategorien
- Erteilen oder Entziehen von Zugriffsrechten für Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser
- Einstellen der Zugriffsdauer
- Erteilen von Widersprüchen zu Funktionen in der ePA, z. B. zur Freigabe von Forschungsdaten (erst im Laufe von 2026 umgesetzt).
- Protokolldaten einsehen
Wichtig zu wissen: Die Vertretung kann jederzeit widerrufen werden. Es gibt keinen automatischen Zugriff durch Ehepartner, Eltern oder Angehörige. Eine Vertretung muss bewusst eingerichtet oder nachgewiesen werden (z.B. gesetzliche Betreuung).
1.2 Wer kann Vertreter:in sein?
Grundsätzlich kann jede volljährige Person Ihres Vertrauens von Ihnen als Vertreter:in benannt werden.
- Vertretung für volljährige Personen: Sie können jede beliebige Person als Vertreterin oder Vertreter bestimmen – z. B. Partner, Kinder oder eine vertraute Person.
- Vertretung für Kinder und Jugendliche
- Unter 15 Jahren: Sorgeberechtigte Eltern oder sonstige Sorgeberechtigte können die ePA verwalten.
- Ab 15 Jahren: Jugendliche können die ePA selbst verwalten und entscheiden, ob Eltern weiterhin Einsicht haben oder ob sie die Eltern/Sorgeberechtigten weiterhin vertreten sollen
- Vertretung für Menschen mit Betreuung oder Vorsorgevollmacht
- Betreuer oder Bevollmächtigte können die ePA verwalten.
- Die Krankenkasse prüft den Nachweis (z. B. Betreuungsurkunde)
Gut zu wissen: Sie können bis zu fünf Vertrauenspersonen als Vertretungsperson benennen. Vertreter können selbst keine weiteren Vertreter hinzufügen oder die ePA löschen.
1.3 Was braucht man für die Einrichtung einer Vertretung?
Die Einrichtung erfolgt in der Regel über die jeweilige Krankenkassen-App oder auf Antrag direkt bei der Ombudsstelle der Krankenkasse. Die vertretende Person benötigt eine eigene ePA-App bei ihrer eigenen Krankenkasse, denn darüber wird die Vertretung eingerichtet und die ePA verwaltet. Die vertretende Person muss nicht bei der gleichen Krankenkasse versichert sein wie die vertretene Person. Der Vertreter oder die Vertreterin muss ihre ePA auch nicht aktiv nutzen, muss aber für seine/ihre elektronische Patientenakte bei seiner/ihrer Krankenkasse registriert sein. Das ist erforderlich:
- Ein Smartphone oder Tablet mit Betriebssystem Android 10 oder iOS 16
- mit der ePA-App der Krankenkasse (aktuellste Version). - Eigene Zugangsdaten zur ePA
Anmeldung über NFC-fähige eGK + PIN oder über eID (Personalausweis mit Onlinefunktion) mit dazugehöriger PIN. - Daten der vertretenen Person bzw. des Vertreters
- Name, Geburtsdatum, Versichertennummer, Krankenkasse
- NFC-fähige eGK und PIN
- ggf. E-Mail-Adresse
- Beidseitige Zustimmung
Beide Seiten müssen die Vertretung in der App bestätigen. - Bei Betreuung
Nachweis bei der Krankenkasse vorlegen
1.4 Wenn sorgeberechtigte Eltern eine Vertretung für minderjährige Kinder einrichten möchten
Für die Einrichtung einer Vertretung in der elektronischen Patientenakte (ePA) Ihres Kindes wird die PIN zur elektronischen Gesundheitskarte (eGK) des Kindes benötigt. Diese PIN muss bei der Krankenkasse beantragt werden. Sie wird nicht automatisch ausgehändigt, da zuvor eine Authentifizierung des Kindes erforderlich ist.#
Bei Erwachsenen erfolgt diese Authentifizierung in der Regel
- über das POSTIDENT-Verfahren,
- den elektronischen Personalausweis (eID) mit PIN oder
- bei einigen Krankenkassen über ein Video-Ident-Verfahren.
Bei minderjährigen Kindern sind diese Verfahren jedoch eingeschränkt nutzbar:
- POSTIDENT-Verfahren: Das Mindestalter beträgt 16 Jahre.
- Elektronischer Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion: Ebenfalls erst ab 16 Jahren verfügbar.
Für Kinder unter 16 Jahren bestehen daher folgende Möglichkeiten:
- POSTIDENT-Verfahren in Begleitung:
Wenn das Kind einen Reisepass oder Personalausweis besitzt, kann die Identifizierung gemeinsam mit einer sorgeberechtigten Person in einer Postfiliale erfolgen. Die Sorgeberechtigten müssen sich ebenfalls ausweisen können. - Identifizierung in einer Servicestelle der Krankenkasse:
Falls vor Ort möglich, können sich Sorgeberechtigte oder Betreuende direkt bei der Krankenkasse ausweisen und dort die ePA für das Kind freigeben lassen.
Das Kind wird dabei durch geeignete Nachweise, z. B. Geburtsurkunde und Gesundheitskarte, identifiziert.
Wichtig zu wissen: Ärztinnen und Ärzte sind auch hier generell verpflichtet, die ePA für Kinder zu erfüllen. Das müssen sie aber nicht, wenn „erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen.“ Wenn sie 15 Jahre alt sind, können Kinder selbst über ihre ePA bestimmen.
1.5 Wie richtet man eine Vertretung in der ePA-App ein?
Die vertretende Person kann die elektronische Patientenakte der vertretenen Person in der eigenen ePA-App einrichten und von dort aus verwalten. Es ist nicht nötig, dass die vertretene Person über ein eigenes Smartphone oder Tablet verfügt.
Zur besseren Verständlichkeit:
vertretende Person = Vertreter oder Vertreterin
vertretene Person = die Person, die vertreten wird
Die Begriffe „vertretende Person“ und „vertretene Person“ begegnen Ihnen bei Einrichtung einer Vertretung in der ePA-App.
In der ePA-App werden bei der Einrichtung einer Vertretung zwei Konstellationen unterschieden:
- Vertretung für Personen ohne eigene ePA-App verwalten
- Vertretung für Personen einrichten, die eine ePA-App besitzen
In der Klickstrecke 1 lernen Sie den Weg kennen, wie Sie eine Vertretung für eine Person einrichten, die keine eigene ePA – App hat.
In dieser Fallkonstellation, melden Sie sich in der elektronischen Patientenakte der Person, die Sie vertreten wollen in Ihrer eigenen ePA-App an. Für die Anmeldung benötigen Sie die Gesundheitskarte und PIN dieser Person und folgen den Anweisungen. Am Ende des Anmeldeprozesses sind Sie als die Person angemeldet, die Sie vertreten möchten. In deren ePA, in der Sie sich nun befinden, müssen Sie noch unter der Funktion „Vertretung hinzufügen“ sich selbst als Vertreter oder Vertreterin einrichten. Sie werden dann in der Vertreterübersicht als Vertreter/Vertreterin angezeigt. Über die erfolgreiche Einrichtung der Vertretung erhalten Sie eine Email von Ihrer Krankenkasse.
