4. Die Funktionen der ePA

Die ePA ist Ihr digitaler Gesundheitsordner, eine digitale Akte, die von den gesetzlichen Krankenkassen bereitgestellt wird. Sie liegt technisch in einer sicheren Infrastruktur (sog. Telematikinfrastruktur). Sie liegt also in einer geschützten Cloud-Umgebung. Die ePA-App ist eine von Ihrer Krankenkasse angebotene App, mit der Sie Ihre persönliche ePA verwalten können. Sie können mit ihr Dokumente hochladen, einsehen, löschen, Zugriffsrechte für Ärzt:innen, Apotheken oder Kliniken bestimmen und auch gewisse Erinnerungen oder Zusatz-Services Ihrer Krankenkasse nutzen.

Man kann es sich so vorstellen: 

Ihre ePA-App ist Ihre Schublade zu Hause, in der Sie aber keine Originaldokumente aufbewahren, sondern nur Kopien der Schlüssel. Die echten Gesundheitsdokumente (z.B. Arztbriefe, Befunde) liegen nicht in der Schublade, sondern in einem Hochsicherheits-Tresor (Telematikinfrastruktur).

• Tresor (TI-Server) – hier liegen Ihre Gesundheitsdaten geschützt.
• Schlüssel (ePA-App) – mit der App steuern Sie, wer ein Fach im Tresor öffnen darf.
• Schublade (Smartphone): die App zeigt Ihnen, was im Tresor liegt – Sie können reinschauen, aber die Dokumente bleiben verschlüsselt im Tresor. 

In diesem Modul zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit der ePA-App:

• Einrichtungen anlegen,
• Berechtigungen steuern,
• eigene Dokumente hinzufügen
• und Informationen bei Bedarf verbergen.

So lernen Sie, die ePA sicher und nach Ihren Bedürfnissen zu nutzen.

Wir erklären Funktionen in der ePA

Die ePA wird nach und nach erweitert. Noch sind nicht alle Funktionen enthalten und entsprechend noch nicht in der ePA-App abgebildet.

Auch Ärzt:innen und Apotheken steigen erst nach und nach ins System ein. Bis zum 1. Oktober 2025 sollen alle dabei sein. Bei einem Großteil der Krankenhäuser wird sich, das ist jetzt schon abzusehen, die Möglichkeit, Patientendaten über die ePA zu verwalten, bis Frühjahr oder Sommer 2026 verschieben. Hier sind komplexe Systemanpassungen erforderlich, die nicht bis zum 01.Oktober 2025 umgesetzt werden können.

Später sollen auch z.B. Notärzte, Rettungskräfte, Hebammen und Pflegeeinrichtungen mit der ePA arbeiten können.

Für das Frühjahr 2026 sind neue Funktionen geplant– zum Beispiel ein digitaler Medikationsplan, eine verbesserte Suchfunktion und die Möglichkeit, eigene Gesundheitsdaten freiwillig für die Forschung freizugeben.

Wir zeigen Ihnen im Weiteren, welche Funktionen Sie aktuell schon mit der ePA-App verwalten können.

Funktion: Hinzufügen von Arztpraxen und Apotheken

In der ePA können Sie die Einrichtungen wie Facharztpraxen und Apotheken, bei denen Sie regelmäßig in Behandlung sind oder Ihre Medikamente holen, freiwillig eintragen.

Die ePA-App enthält eine Suchfunktion mit Filtern, in der Sie eine Arztpraxis oder eine Apotheke finden können.

Unser Tipp: Verwenden Sie am besten die Suche über die Filterfunktion, in der Sie nähere Suchkriterien wie z.B. Straße, Postleitzahl, Fachgebiet angeben können.

Hinweis: Legen Sie in der ePA-App eine Einrichtung neu an, ist zunächst der unbegrenzte Zugriff voreingestellt. Möchten Sie dies nicht, können Sie die Zugriffsdauer anpassen: Sie können einen individuellen Zeitraum oder eine Standardzugriffsdauer von 90 Tagen (Arztpraxis) oder 3 Tagen (Apotheke) einstellen. 

Automatische Anlage bei Stecken der eGK in der Einrichtung

Wenn Sie Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) in einer Arztpraxis oder Apotheke einstecken, wird diese Einrichtung automatisch in Ihrer elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert – unter dem Ordner „Praxen und Einrichtungen“ und mit den Standardeinstellungen. Das heißt: Praxen erhalten für 90 Tage und Apotheken für 3 Tage Zugriff auf alle nicht verborgenen Inhalte Ihrer ePA. Sie können sämtliche Zugriffsrechte aber jederzeit über die App anpassen – neben der Zugriffsdauer z. B. auch die Kontaktdaten der Einrichtung (Telefon, E-Mail) ergänzen.