Abschlussball in Corona-Zeiten

Glamouröse Kleider, schicke Anzüge, Live-Musik und ein üppiges Buffet: Das Ende der Schulzeit will gebührend gefeiert werden und so investieren Abschlussjahrgänge viel Zeit und Mühe in die Planung eines rauschendes Abschlussballs. Immer häufiger greifen die Schüler:innen dabei auf Angebote von Eventagenturen zurück, die „Rundum-Pakete“ für Abschlussbälle anbieten. Gerade in Corona-Zeiten, in denen ungewiss ist, ob die geplante Veranstaltung überhaupt stattfinden kann, sollten Sie vor dem Abschluss derartiger Verträge besonders aufmerksam sein.

Wer wird Vertragspartner?

Häufig sind dies einzelne Schüler:innen. Manchmal erklärt sich auch ein Elternteil oder eine Lehrkraft bereit, die Vertragsverhandlungen zu führen und den Vertrag abzuschließen. Dies kann für die jeweiligen Personen weitreichende Folgen haben, die vor Vertragsschluss dringend beachtet werden sollten. Denn in vielen Verträgen wird der Auftraggeber mit Unterschrift zum Veranstalter des Events. Als Veranstalter sind Sie dann derjenige, der die Agentur mit der Durchführung der Feier beauftragt und der in der Regel auch ein Haftungsrisiko übernimmt.

Welches Haftungsrisiko besteht?

Stornieren Sie den Vertrag oder werden zu wenig Karten verkauft, haften Sie als Veranstalter - also Vertragspartner - unter Umständen für die entstandenen Kosten. Auch für den Fall, dass sich Besucher:innen aufgrund mangelnder Sicherung des Veranstaltungsortes verletzen, kann der Veranstalter in Haftung genommen werden. Falls die Agentur eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung mit in den Vertrag aufgenommen hat, sollten Sie diese vorab prüfen und die genaue Deckungssumme erfragen. Steht im Vertrag kein Hinweis auf eine solche Versicherung, sollten Sie diese separat abschließen. Die Kosten für solche Versicherungen richten sich häufig nach der Anzahl der Gäste. Sie sollten vorab entsprechende Versicherungsangebote zu vergleichen.

Welche Leistungen beinhaltet der Vertrag?

Vor dem Vertragsabschluss sollten Sie genau prüfen, ob alle gewünschten Leistungen auch im Vertrag enthalten sind. Hierzu könnten zählen: Die konkrete Art der Verpflegung, Musik, Getränkeflatrate, Bestuhlung, Dekoration oder die Endreinigung. Alle gewünschten Leistungen sollten zudem konkret beschrieben werden. So sollte zum Beispiel genau geregelt sein, welche Speisen und Getränke in welcher Form angeboten werden. Ist eine Getränkeflatrate vereinbart, sollten sich die jeweiligen Preise und der Zeitpunkt, bis zu dem die Flatrate gilt, im Vertrag wiederfinden. Werden die Getränke extra – je Bestellung – bezahlt, sollte dem Vertrag eine entsprechende Preisliste beiliegen. Vorsicht ist geboten bei unklaren Formulierungen wie „solange der Vorrat reicht“. Eine solche Klausel sollte im Vorfeld konkretisiert werden, in dem zum Beispiel die bevorratete bzw. letztendlich verkaufte Menge an Getränken oder Speisen genau angegeben wird.

Wichtig ist auch, die Gästezahl vor Vertragsschluss verbindlich zu ermitteln. Denn eine nachträgliche Reduzierung der im Vertrag angegebenen Gästezahl ist häufig mit Kosten verbunden.

Welche Zahlungsfristen gelten?

Bei der Vertragsprüfung sollten Sie auch die Zahlungsfristen genau unter die Lupe nehmen. Abschlussjahrgänge sollten überlegen, wann sie die entsprechende Summe, zum Beispiel durch geplante Finanzierungs-Partys, eingenommen haben. Aus dem Vertrag sollte außerdem deutlich hervorgehen, welche finanziellen Folgen es hat, wenn Sie die angegebene Gästezahl nicht erreichen. Finden sich im Vertrag hierzu keine Angaben, dann sollten Sie diese Fragen vor Vertragsschluss besprechen und Regelungen dazu in den Vertrag aufnehmen.

Kann ich den Vertrag kostenlos stornieren?

Insbesondere während der Corona- Pandemie sind Vereinbarungen wichtig, die konkrete Stornierungsbedingungen enthalten, um Unklarheiten und Streitigkeiten im Nachhinein zu vermeiden. Ob sich im Fall eines behördlichen Veranstaltungsverbotes bereits aus dem Gesetz kostenlose Stornierungsmöglichkeiten ergeben, hängt immer von der konkreten Ausgestaltung des Vertrages ab. Kostenlose Stornierungen sind grundsätzlich dann möglich, wenn die Agentur das, wozu sie sich im Vertrag verpflichtet hat, aufgrund eines behördlichen Verbots nicht mehr anbieten darf. Maßgeblich ist also immer, was genau im Vertrag vereinbart war und worauf sich das behördliche Verbot bezieht. Einfacher ist es daher, bereits im Vertrag konkret festzulegen, welche Folgen eintreten sollen, wenn die Veranstaltung nicht oder nicht wie geplant stattfinden kann.